Người tổ chức cuộc họp

Câu lạc bộ Diễn giả Visakha, Ấn Độ. Chủ tịch Câu lạc bộ kiêm Đại sứ Agora Koka Prasad đang chủ trì một cuộc họp.

Người tổ chức cuộc họp là người chịu trách nhiệm đảm bảo chuẩn bị tốt địa điểm họp và dọn dẹp sạch sẽ sau khi họp nếu địa điểm đó không phải của mình. Tất nhiên, họ có thể nhờ trợ giúp trong việc này.

Người tổ chức cuộc họp cần đến rất sớm trước thời gian bắt đầu họp theo lịch. Họ cần:

• Chuẩn bị địa điểm họp – bàn, ghế, bục giảng, vị trí của các biểu tượng/biểu ngữ, biển hiệu, áp phích của câu lạc bộ và Agora, v.v.
• Chuẩn bị các công cụ mà Người bấm giờ sẽ sử dụng để tính và báo hiệu thời gian (đồng hồ bấm giờ, các bìa màu đèn "tín hiệu giao thông", v.v.).
• Đảm bảo điều chỉnh điều hòa thích hợp hoặc thoáng khí trong phòng (mở cửa sổ, v.v.).
• Đảm bảo in chương trình họp và có đủ chương trình họp cho các thành viên.
• Đảm bảo có đủ biểu mẫu phản hồi và bút.
• Kiểm tra xem hệ thống ánh sáng, âm thanh và thiết bị trình chiếu có hoạt động bình thường hay không nếu cần.
• Thiết lập và chuẩn bị thiết bị ghi âm hoặc chụp ảnh nếu câu lạc bộ có các thiết bị đó. Ngoài ra, cần kết nối và kiểm tra máy chiếu hoặc thiết bị A/V khác nếu có.

Thông thường, Người tổ chức cuộc họp cũng là người mở đầu và kết thúc cuộc họp.

Lời mở đầu có thể đại loại như:

"Chào mừng các bạn đã đến với cuộc họp của Câu lạc bộ Agora Speakers Silent Towns, Câu lạc bộ Agora Speakers đầu tiên trên sao Hỏa. Tôi xin nhường lại sân khấu cho Người chủ trì cuộc họp của chúng ta ngày hôm nay, anh Lê Hùng. Xin cho một tràng pháo tay nồng nhiệt chào đón anh.”

Sau khi giới thiệu xong và trong lúc mọi người đang vỗ tay, hãy nán lại sân khấu chờ Người chủ trì cuộc họp đi lên, bắt tay họ và rút lui. Sân khấu bây giờ là của Người chủ trì.

Lời kết thúc có thể đại loại như:

"Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp của chúng ta. Cuộc họp đến đây là kết thúc, và tôi xin mời tất cả các bạn ở lại thưởng thức vài ly bia ở quán bar Martian gần đây."

Một số câu lạc bộ thích dùng búa để ra hiệu mở đầu và kết thúc cuộc họp.

Công việc cụ thể cho cuộc họp trực tuyến

Đối với cuộc họp trực tuyến, Người tổ chức cuộc họp đảm trách mọi chi tiết để đảm bảo cuộc họp thực sự diễn ra và mọi người có thể truy cập cuộc họp. Công việc này bao gồm:

• Lên lịch họp trên nền tảng mà câu lạc bộ sử dụng, tạo và gửi liên kết của cuộc họp tiếp theo.
• Đảm bảo mở cuộc họp trực tuyến ít nhất 10 phút trước thời gian bắt đầu họp theo lịch.
• Chấp nhận người tham gia họp nếu có "Phòng chờ" hoặc chức năng tương tự.
• Đảm bảo Người chủ trì cuộc họp có đặc quyền chủ trì trong cuộc họp.
• Xử lý riêng hoặc công khai bất kỳ vấn đề kỹ thuật hay câu hỏi nào phát sinh trong cuộc họp, chẳng hạn như một người tham dự không biết chia sẻ màn hình.
• Làm việc với các thành viên có vấn đề kỹ thuật trong phòng họp riêng hoặc cuộc họp riêng để giúp khắc phục sự cố (lưu ý rằng người tổ chức cuộc họp không bắt buộc phải cung cấp hỗ trợ kỹ thuật mà chỉ là một đối tác ngoài cuộc họp giúp khắc phục sự cố thiết bị mà không làm phiền phòng họp chính).
• Thu lại cuộc họp, sao chép bản thu vào nơi lưu trữ cố định (ví dụ: Dropbox, trang web, YouTube, v.v.) và chia sẻ liên kết cuộc họp theo chính sách của câu lạc bộ, nếu câu lạc bộ có thu lại cuộc họp.

Xin lưu ý rằng Người tổ chức cuộc họp không có trách nhiệm cung cấp tất cả cơ sở hạ tầng cần thiết cho những việc trên – mà chỉ là người sử dụng nền tảng hiện có. Việc cung cấp và đặt cấu hình nền tảng ban đầu là nhiệm vụ chung của mọi thành viên câu lạc bộ, đặc biệt là những người am hiểu về công nghệ nhất. Ví dụ: nếu câu lạc bộ quyết định sử dụng Zoom, thì các cán bộ của câu lạc bộ nên tạo và đặt cấu hình tài khoản Zoom cũng như quản lý thông tin đăng nhập, trong khi nhiệm vụ của người tổ chức cuộc họp chỉ là đăng nhập vào nền tảng đó và thiết lập cuộc họp.